A munka folyamata:

Archivumok áthelyezésénél fontos, hogy megfelelő szakértőt bízzon meg a feladattal. Az irattárak költöztetésére szakosodott szolgáltatók kiváló projektmenedzsment-készségekkel rendelkeznek mivel hozzászoktak a logisztikai kihívások kezeléséhez. Kritikus, hogy a megfelelő emberekkel és és eszközökkel rendelkezzen a munkához. A tapasztalt költöztetőcégek segíthetnek a tervezés, kezelés, csomagolás, és az új helyen rendezés folyamatában.

Legkritikusabb szakasz a projektben a szállítás. A fő veszély a könyvek és iratok költöztetése közben, hogy megsérülhet vagy elveszhet. Ez a fő oka, amiért fontos kiválasztani a megfelelő tapasztalattal és tudással rendelkező céget. Irattár fuvarozás Budapest és környékén viszonylag kevés időt vesz igénybe, de vidékre történő szállítás alkalmávan a hosszabb menetidőt is figyelembe kell venni.

Ha teljes irodaköltözés projektet tervez, akkor szem előtt kell tartania a teljes berendezés áthelyezésének a logisztikáját. Az adminisztratív funkció áthelyezésével kezdődek sokkszor a költöztetés projekt  Meg kell fontolnia, hogyaz új helyen mennyi bútorra és egyéb eszközre lesz elsődlegesen szüksége ahhoz, hogy a munkát mielőbb elkezdhessék és a költöztetés ideje alatt is tudják azt végezni. 

Csomagolás, szállítás, szerelés, csoportosítás

Irattár költöztetésben tapasztalt cégként vállaljuk a logisztikai tervezést, tárolást, szállítást, csomagolást, szállítást, kicsomagolást illetve polcok szét és összeszerelését, ha szükséges. Meglévő polcrendszerét, személyesen felmérjük és kiszámoljuk az átszállítás várható költségeit. Komolyabb nehéz irattároló rendszerek áthelyezését is vállaljuk. Cégünk egyik fő profilja a nehéz tárgyak mozgatása, így irattárának komolyabb berendezési tárgyait is gond nélkül tudjuk elköltöztetni.

Dönthet úgy, hogy saját maga szeretne csomagolni, azonban ez forráshiány miatt nem biztos, hogy lehetséges. A megfelelő költöztetési partner szakértő képes úgy csomagolni, hogy utána a kicsomagolásnál ön is eligazondjon a dobozok, tárolók tartalmán a rajtik lévő cimkék alapján.

Jó költöztető a dobozokat és raklapokat is azonosító jelöléssel látja el, az új helyükön való könnyeb beazonosításhoz, elhelyezéshez.  

Irattár költöztetés lépései, tervezése.

Vállalkozásunk az irodaköltöztetés mellett irattár költöztetésben is komoly tapasztalattal és referenciákkal rendelkezik. Az irattár költöztetése azt jelenti, hogy egy komplett irattárat vagy irattári anyagokat kell áthelyezni egy helyről egy másikra. Ez lehet belső költöztetés egy épületen belül, például egy vállalat vagy intézmény másik emeletére, vagy akár külső költöztetés is, ahol az irattár egy teljesen másik címre kerül.

Az irattár költöztetése során fontos figyelembe venni az iratok biztonságát és rendszerezettségét. Az alábbi lépéseket érdemes megfontolni:

Előkészületek:

Készítsen egy részletes tervet a költöztetésről, amely tartalmazza a célt, az időtervet és a feladatokat. Rendelkezzen megfelelő mennyiségű csomagolóanyaggal, például dobozokkal, címkékkel, ragasztóval stb.

Rendszeresítés:

Mielőtt áthelyezi az irattárat, érdemes átvizsgálni a dokumentumokat, és eldönteni, melyeket szeretné megtartani, és melyeket lehet eldobni vagy archiválni. Ez lehetőséget ad arra, hogy megszabaduljon olyan iratoktól, amelyek már nem relevánsak vagy szükségesek.

Biztonságos csomagolás:

Gondoskodjon arról, hogy az iratokat biztonságosan csomagolja be dobozokba vagy más tárolóeszközökbe. Használjon címkéket vagy jelöléseket a dobozokon, hogy könnyen megtalálja, melyik tartalmazza melyik dokumentumokat.

Szállítás:

Ha az irattárat belső helyszínen költözteti, fontos a megfelelő eszközök használata a szállításhoz, például kézikocsik. Ha az irattárat külső helyre költözteti, érdemes profi költöztető céget megbízni a feladattal, akik rendelkeznek a szükséges tapasztalattal és eszközökkel.

Új irattári helyszín rendezése:

Amikor megérkezik az irattár az új helyre, gondoskodjon arról, hogy az iratokat újra rendszerezze és úgy rakja az új helyükre. Használjon logikus rendszert, például dátum, tárgy vagy betűrend szerinti rendezést.

Az irattár és dolgozószoba költöztetése időigényes lehet, ezért érdemes előre tervezni és szervezni. Ha profi segítségre van szüksége, érdemes kapcsolatba lépnie költöztető cégekkel vagy szakértőkkel, akik tapasztaltak az irattár költöztetés területén.